Adjoint(e) Administratif(ive) -Affaires commerciales

22 mai 2019
Industries Tourisme, Voyage, Transport de passagers
Catégories Juridique, Parajuridique, Administratif, Clérical, Commercial - Corporatif - Affaires, Professionnels (autres), Secrétaire
Montreal, QC

Sous la direction du directeurAffaires commerciales, cette personne assure le soutien administratif en secrétariat pour les conseillers juridiques qui lui sont attitrés.

À ce titre, cette personne sera appelée à :

  • Agir comme personne-ressource pour les conseillers juridiques en s'assurant d'avoir une connaissance de leurs dossiers ;
  • Rédiger la correspondance, les notes de service ou tout autre document selon les instructions des conseillers juridiques ;
  • Effectuer le rappel des échéances liées aux dossiers juridiques ;
  • Assurer la préparation, la présentation et l'uniformisation de tout document (ententes, actes, opinions, tableaux, etc.) provenant de l'équipe, en assurant le contrôle de la qualité des normes officielles du RTM, et en effectuer l'envoi par courrier, par télécopieur, par courriel ou par huissier, selon le cas ;
  • Collaborer à la préparation de tableaux, de documents Excel et de présentations sur PowerPoint ;
  • Prendre connaissance de tout document ou courrier destiné aux conseillers juridiques et le distribuer aux personnes concernées ;
  • Organiser les réunions et assurer la coordination des invitations ;
  • Répondre aux urgences téléphoniques et voir à la retransmission aux membres de l'équipe concernés ;
  • Ouvrir et fermer les dossiers et classer les documents selon les instructions des conseillers juridiques et en considération du système général de classement du RTM ;
  • Effectuer la reproduction de documents pour les conseillers juridiques ;
  • Créer et mettre à jour les outils de gestion particuliers aux conseillers juridiques (litiges, législation, ententes, statut des dossiers, formation obligatoire etc.) ;
  • Assurer le paiement des factures conformément aux procédures en place. Soumettre aux unités concernées les demandes d'approvisionnement, les attestations de paiement ou toute autre demande administrative dans SAP ;
  • Vérifier et tenir à jour les inventaires nécessaires aux activités quotidiennes : matériel de bureau, formulaires, etc.

La liste des tâches et responsabilités énumérées précédemment est sommaire et indicative, il ne s'agit pas d'une liste complète et détaillée de tâches et responsabilités susceptibles d'être effectuées par la personne occupant ce poste.

Exigences normales du poste

Scolarité

Diplôme d'études professionnelles en secrétariat ou l'équivalent.

Expérience

Minimum de six (6) années d'expérience pertinente, dont un minimum de deux (2) ans dans le domaine juridique.

Compétences et aptitudes

  • Posséder une connaissance approfondie de la suite Office (Word, Outlook, Excel et PowerPoint) ;
  • Détenir une excellente capacité de rédaction et une connaissance approfondie du français et des règles de traitement des correspondances ;
  • Avoir un grand souci pour les détails et faire preuve de beaucoup de rigueur ;
  • Faire preuve d'organisation, de débrouillardise et de discrétion ;
  • Avoir l'esprit d'équipe et la capacité de prendre l'initiative ;
  • Avoir une connaissance de SAP est un atout ;
  • Avoir une connaissance de l'anglais est un atout.
  •  

Conditions de travail

Période d'emploi et horaire

Emploi régulier à temps plein, soit, 37.5 heures par semaine

Lieu

Siège social, 700 De La Gauchetière Ouest, 26e étage, Montréal

Nous offrons

  • Une mission qui donne un véritable sens à votre travail et la fierté de faire du bien aux personnes et à la planète ;
  • Un milieu de travail stimulant où cohabitent collaboration, innovation, excellence, engagement et respect ;
  • 4 semaines de vacances dès l'embauche, en plus de tous les jours fériés, des avantages sociaux flexibles qui assurent votre tranquillité d'esprit, un régime de retraite, le remboursement des cotisations à une association professionnelle, la possibilité de se déplacer gratuitement sur l'ensemble du réseau exo et des partenaires.

Ce défi vous intéresse ? Il suffit de nous faire parvenir votre candidature via la section Carrières de notre site internet, au https://exo.quebec/fr/a-propos/carrieres.

Prenez note que le Réseau de transport métropolitain, aussi désigné sous le nom d'exo,  applique un programme d'accès à l'égalité en emploi et invite donc les femmes, les membres des minorités visibles et ethniques, les autochtones et les personnes handicapées à présenter leur candidature. Dans le cas d'une personne handicapée, le Réseau de transport métropolitain est ouvert à apporter des modifications au poste de travail convoité dans les limites du possible. Seulement les personnes retenues à la suite de l'analyse des dossiers seront contactées.

Prenez aussi note que le masculin est utilisé de façon générique afin d'alléger le texte.

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