Adjoint(e) administratif(ive) en notariat

11 avril 2019
Industries Droit
Catégories Juridique, Parajuridique, Administratif, Clérical, Personnel de soutien (autres), Adjoint(e) administratif(ve)
Montreal, QC

Le bureau de Montréal est actuellement à la recherche d'une adjointe juridique ou administrative pour compléter l'équipe en notariat. La personne assistera les notaires en effectuant diverses activités administratives et la gestion de dossiers pour l'équipe.

Vos tâches principales :

  • Répondre aux appels des professionnels attitrés, coordonner les rendez-vous avec les professionnels et les intervenants, faire les recherches de conflits et procéder à l'ouverture des dossiers;

  • Compléter les feuilles de temps des professionnels ;

  • Assister les professionnels dans la planification et l'organisation des dossiers en fonction des échéanciers (prise de message, inscription de suivi dans les agendas pour les dates importantes (date d'inventaire, date de mariage, etc.);

  • Préparer les documents administratifs à une séance de signature (préparation du contrat de services, des endos, inscription aux registres des testaments et mandats, préparation de l'index des parties, préparation des copies conformes);

  • Classement physique et électronique des documents relatifs au dossier;

  • Traitement de texte (création et modification de tableaux et des présentations Power Point);

  • Faire le suivi des dossiers en cours auprès du professionnel et rassembler l'information pertinente à la demande du professionnel;

  • Communiquer avec les clients lorsque nécessaire (confirmation de rendez-vous ou obtention de documents);

  • Préparer les factures et réclamation des dépenses.

Vos qualifications :

  • Maîtriser les logiciels de la suite Microsoft Office et démontrer un intérêt pour apprendre à utiliser de nouveaux logiciels;

  • Démontrer un grand intérêt pour le travail d'équipe;

  • Posséder une expérience de travail minimale de deux ans en secrétariat;

  • Être titulaire d'un diplôme d'études secondaire. Un diplôme en secrétariat sera considéré comme un atout;

  • Détenir une excellente connaissance de la grammaire française et anglaise;

  • Pouvoir communiquer aisément avec la clientèle en français et en anglais;

  • Avoir un souci du détail et être méthodique;

  • Faire preuve d'autonomie, de discrétion, de ponctualité et avoir le sens des responsabilités;

  • Pouvoir travailler avec de courts délais d'exécution et avoir une bonne capacité d'adaptation.

Le défi vous intéresse? Saisissez cette occasion de carrière exceptionnelle et faites-nous parvenir votre curriculum vitae à l'adresse suivante : ********@***.ca

Toute candidature sera traitée de façon confidentielle. Seuls les candidats présentant le profil recherché seront appelés en entrevue.

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