Cette offre d'emploi est expirée.

Voici une liste de postes similaires.

Adjoint(e) administratif(ve), Affaires juridiques, Toronto (contrat de 12 mois)

26 février 2021
Industries Immobilier
Catégories Juridique, Parajuridique, Administratif, Clérical, Professionnels, Personnel de soutien, Adjoint(e) administratif(ve), Adjoint(e) exécutif(ve), Administratif, Clérical, Juridique, Parajuridique
Montreal, QC

Ivanhoé Cambridge développe et investit dans des propriétés, des projets et des sociétés immobilières de grande qualité, qui façonnent la trame urbaine des villes dynamiques à travers le monde. Elle le fait de manière responsable afin de générer de la performance à long terme. Ivanhoé Cambridge s'engage à créer des espaces vivants qui favorisent le bien-être des gens et des communautés, tout en réduisant son empreinte écologique.

Ivanhoé Cambridge s'associe dans le monde entier à des partenaires stratégiques et à des fonds immobiliers d'envergure qui sont des chefs de file dans leurs marchés. Par l'entremise de filiales et de partenariats, elle détient une participation dans plus de 1 000 immeubles, principalement dans les secteurs des bureaux, des centres commerciaux, de l'industriel/logistique et du résidentiel. Ses actifs immobiliers s'élevaient à près de 64 G$ CA au 31 décembre 2019. Ivanhoé Cambridge est une filiale immobilière de la Caisse de dépôt et placement du Québec (cdpq.com), l'un des plus importants gestionnaires de fonds institutionnels au Canada. Pour plus de renseignements : ivanhoecambridge.com.

Service : Affaires juridiques, Exploitation

Type de poste : Contractuel

Des défis à la hauteur de vos talents!

Vous serez responsable du soutien administratif pour une directrice principale et un conseiller juridique ou un avocat-conseil principal.

Tâches administratives : 

  • Traiter des renseignements confidentiels avec discrétion et professionnalisme;
  • Gérer l'agenda : planifier les rendez-vous, les rencontres et les voyages d'affaires;
  • Répondre, coordonner et trier les correspondances/appels et répondre aux demandes autant internes qu'externes;
  • Recevoir les factures et procéder à leur traitement : examiner l'ensemble des factures (frais juridiques, fournisseurs, adhésions, etc.), leur attribuer un numéro de compte et les traiter dans Basware; assurer la coordination avec le gestionnaire immobilier indépendant aux États-Unis afin de traiter les factures de frais juridiques à acquitter dans ce pays;
  • Traiter les dépenses et les reçus;
  • Coordonner les tâches et systèmes administratifs avec les autres membres de l'équipe;
  • Ouvrir et distribuer le courrier et préparer les envois postaux (lettres et colis);
  • Recevoir et redistribuer les conclusions en demande et en défense;
  • Préparer et distribuer les notes internes;
  • Organiser et classer les documents; veiller à les numériser et à obtenir les signatures nécessaires;
  • Coordonner les inscriptions aux conférences et séminaires;
  • Renouveler les abonnements et les adhésions;
  • Préparer et soumettre les feuilles de temps pour la paie toutes les deux semaines;
  • Maintenir à jour le calendrier des vacances du service;
  • Préparer une liste de vérification pour l'arrivée des nouveaux employés;
  • Organiser des hommages lors d'occasions spéciales à l'intention des employés et des clients, dans le cadre des événements liés au service;
  • Rédiger/éditer des lettres et divers documents juridiques sur demande en suivant des instructions;
  • Assister à diverses réunions et rédiger les procès-verbaux, selon les besoins de la superviseure;
  • Préparer, le cas échéant, les présentations PowerPoint et la documentation relativement aux allocutions et autres exposés de la superviseure;
  • Maintenir les connaissances des affaires courantes ainsi que les politiques et procédures de la compagnie.

Connaissances et aptitudes requises

  • Diplôme d'études postsecondaires ou 8 à 10 ans d'expérience de travail en administration dans un poste supérieur, avec des cadres supérieurs ou la haute direction;
  • Bilinguisme (français/anglais);
  • Fortes compétences organisationnelles, interpersonnelles et communicationnelles;
  • Flexibilité et forte éthique de travail avec la capacité à travailler sous pression dans un environnement au rythme rapide;
  • Capacité à traiter des tâches multiples tout en ayant le souci du détail;
  • Capacité à travailler efficacement au sein d'une équipe, à offrir un service de qualité et à anticiper les besoins;
  • Capacité à faire preuve d'une grande discrétion;
  • Haut niveau de professionnalisme, notamment aptitude démontrée à traiter des informations très sensibles et confidentielles et à communiquer avec les cadres supérieurs et la haute direction;
  • Savoir-faire technologique, y compris une grande maîtrise de la suite Microsoft Office et une connaissance de l'utilisation de JD Edwards;
  • Connaissance du logiciel Concur and Basware (logiciel de facturation électronique et d'achat contre paiement), un atout;
  • Maintien les connaissances des affaires courantes ainsi que les politiques et procédures de la compagnie;
  • Passionné(e), ambitieux(se) et engagé(e).

Si ce défi vous intéresse, faites-nous parvenir sans tarder votre curriculum vitae!

Vous avez tout à gagner

En travaillant chez Ivanhoé Cambridge, vous aurez droit à des avantages sociaux et à un régime de retraite parmi les meilleurs de l'industrie. Grâce à nos nombreux programmes axés sur la santé et le mieux-être, vous pourrez concilier travail et vie personnelle et combler votre envie d'implication sociale, tout en maintenant de saines habitudes de vie. Vous aurez de nombreuses occasions de développer vos compétences et de vous épanouir professionnellement, au Canada ou ailleurs dans le monde. Nos efforts pour créer un cadre de travail exceptionnel, où nos employés peuvent donner le meilleur d'eux-mêmes, ont valu à Ivanhoé Cambridge de figurer parmi les 100 meilleurs employeurs au Canada.

L'engagement d'Ivanhoé Cambridge en matière de diversité et d'inclusion s'étend à l'ensemble de ses activités. Des accommodements sont offerts aux candidats qui en font la demande, et ce, à toutes les étapes du processus de sélection. Nous sommes fiers de créer un milieu de travail favorisant la réussite de tous nos employés. Veuillez nous informer de quelconques accommodements nécessaires afin d'assurer que vous ayez accès à un processus juste et équitable. Toute information reçue relativement aux accommodements sera traitée de façon confidentielle.

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