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Adjoint(e), Services parajuridiques | Assistant, Paralegal Services

7 septembre 2021
Industries Droit
Catégories Adjoint(e) administratif(ve), Administratif, Clérical, Commercial, Corporatif, Affaires, Juridique, Parajuridique, Professionnels, Personnel de soutien
Montreal, QC

Raison d’être du poste : L’Adjoint(e), Services parajuridiques, apporte un soutien administratif à l’équipe des parajuristes pratiquant dans le domaine du droit corporatif.

Supérieur immédiat : Ce poste relève de la Gestionnaire, Services transactionnels et corporatifs.

Responsabilités clés :

  • Exécution de tâches quotidiennes de nature administrative, notamment :
  • Réception et distribution du courrier
  • Conciliation des comptes de cartes de crédit
  • Paiement des factures de fournisseurs et remboursement de dépenses
  • Ouverture et maintien des dossiers virtuels et physiques
  • Indexation des dossiers
  • Soutien administratif aux parajuristes et à la gestionnaire
  • Entrées de données auprès du logiciel de gestion d'entreprise
  • Commander et monter les livres de procès-verbaux
  • Assurer la mise à jour de livres de minutes (version papier et numérique)
  • Préparation des lettres de transmission, envoi de livres et documents
  • Préparer les projets de divers documents
  • Toutes autres tâches connexes

Formation et expérience exigées :

  • Diplôme ou formation en secrétariat / bureautique
  • Deux (2) ans d'expérience en tant qu’Adjoint(e) administratif/ve ou juridique.

Qualifications :

  • Bilingue, français et anglais (oral et écrit);
  • Capacité de s’adapter à un environnement dynamique
  • Esprit d’équipe et attitude positive
  • Professionnalisme, intégrité et discrétion
  • Autonomie, jugement, sens de l’organisation et souci du détail

Salaire et avantages :

  • Salaire avantageux établi selon le profil
  • Révision salariale annuelle concurrentielle
  • Gamme complète d’avantages sociaux
  • Bureau situé au centre-ville de Montréal, près de tous les transports en commun

English

Job description: The Assistant, Paralegal Services, provides administrative support to the paralegal team practicing in corporate law.

Immediate report: The position reports to the Manager, Transactional and Corporate Services.

Key responsibilities:

  • Performs day-to-day administrative tasks, including:
  • Receiving and distributing mail
  • Reconciliation of credit card accounts
  • Payment of supplier invoices and reimbursement of expenses
  • Opening and maintaining virtual and physical files
  • Archiving of files
  • Administrative support to paralegals and manager
  • Data entry with the corporate management software (EnAct)
  • Order and assemble minute books
  • Ensure the updating of minute books (paper and digital version)
  • Preparation of letters of transmittal, mailing of books and documents
  • Preparing drafts of various documents
  • All other related tasks.

Education and experience requirements:

  • Diploma or training in secretarial / office automation
  • 2 years’ experience as an administrative or legal assistant

Qualifications:

  • Bilingualism in French and English (oral and written)
  • Ability to adapt to a dynamic environment
  • Team spirit and positive attitude
  • Professionalism, integrity and discretion
  • Autonomy, good judgment, organizational skills and attention to detail

Salary and benefits:

  • Enticing salary based on profile
  • Competitive annual salary revision
  • Full range of benefits
  • Office located in downtown Montréal, near public transportation

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