Agent de bureau juridique

12 mai 2020
Industries Banques, Assurances, Services financiers
Catégories Juridique, Parajuridique, Professionnels, Personnel de soutien
Montreal, QC

Le titulaire d'un emploi d'agent de bureau juridique effectue des travaux à caractère administratif et technique nécessaires au bon fonctionnement de la vice-présidence, Affaires juridiques et Secrétariat de la Société d'Investissement Québec (« IQ »).

Responsabilités principales :

  • Participer à l'organisation de la tenue d'assemblées du conseil d'administration d'Investissement Québec (« IQ ») et de ses comités, ainsi que ceux de certaines filiales, et participer à la préparation des documents y étant reliés, dont l'ordre du jour et le procès-verbal.
  • Sous la supervision de la vice-présidence, Affaires juridiques et Secrétariat de la Société, envoyer et rédiger diverses communications écrites destinées aux membres du conseil d'administration d'IQ, aux administrateurs désignés par lQ et d'autres intervenants internes et externes.
  • Participer à la mise à jour des livres corporatifs d'IQ et de certaines filiales.
  • Effectuer les recherches, déclarations courantes et annuelles sur le Registraire des entreprises du Québec.
  • Assister les membres de la vice-présidence, Affaires juridiques et gouvernance dans le suivi des demandes d'accès à l'information reçues par IQ et dans la rédaction des réponses à celles-ci dans les délais prescrits.
  • Préparer des actes juridiques, certificats, formulaires, résolutions écrites, lettres, ententes de confidentialité, etc. des documents accessoires.
  • Préparer et envoyer les instructions aux cabinets juridiques externes.
  • Assurer les suivis relatifs à la signature des documents pertinents par divers intervenants. 
  • Traiter les demandes corporatives et administratives de certaines filiales d'IQ.
  • Recevoir les appels téléphoniques de collègues et de professionnels externes, identifier leurs besoins et diriger les appels aux gestionnaires, juristes ou techniciens responsables.
  • Identifier et coordonner les divers documents corporatifs, administratifs et légaux pour une gestion efficace et rapide des dossiers juridiques.
  • Coordonner les dossiers de gouvernance d'entreprise dont la déclaration annuelle et la déclaration des nouveaux employés relatives au code d'éthique, le cahier des charges des administrateurs désignés par IQ.
  • Participer à la planification et à la gestion de l'agenda de la vice-présidente, Affaires juridiques et Secrétariat de la Société et lorsque requis, établir les itinéraires de voyage et en assurer l'organisation et la logistique.
  • Organiser et voir au suivi des réunions de la vice-présidence (réunions générales, comités de gestion, réunions ad hoc, activités de reconnaissance, etc.) et des séances de formation organisées en lien avec le plan de formation continue de la vice-présidence.
  • Rechercher des informations et préparer des rapports.
  • Effectuer des tâches corporatives et administratives telles que préparer des actes administratifs, effectuer des suivis administratifs, comptes de dépenses, mettre en page des documents, mandats et avenants pour les fournisseurs externes, etc.
  • Tenir et suivre des dossiers juridiques et autres documents à caractère juridique.
  • Effectuer la validation et la révision des divers documents produits par la VPAJSS.
  • Tenir les registres, le classement et l'archivage.

Qualifications spécifiques requises :

  • Détenir un diplôme d'études secondaires, un diplôme d'études professionnelles ou une attestation d'études collégiales spécialisée en secrétariat légal / juridique.
  • Posséder un minimum de trois (3) années d'expérience dans le domaine des affaires juridiques. 

Profil général recherché :

Posséder les compétences relationnelles retenues pour le personnel de bureau ou démontrer le potentiel pour les acquérir, à savoir :

  • Respecter l'éthique et les valeurs de la Société
  • Être orienté vers le client
  • Entretenir de bonnes relations avec ses collègues
  • Faire preuve d'autonomie
  • Savoir gérer son temps
  • Savoir être organisé et être proactif
  • Savoir s'adapter à des situations urgentes
  • Agir de manière responsable

Conditions de travail :

Gamme complète d'avantages sociaux incluant un régime de retraite à prestations déterminées.

Particularités :

Les candidats externes doivent transmettre leur curriculum vitae sur notre site carrières: www.investquebec.com.

Investissement Québec souscrit aux principes d'accès à l'égalité en emploi et invite les femmes, les membres des minorités visibles et des minorités ethniques, les personnes handicapées et les Autochtones à poser leur candidature.

Le masculin est utilisé dans le but d'alléger le texte seulement.

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