Coordonnateur/trice, Centre d'affaires | Coordinator, Business Center

10 juin 2021
Industries Droit
Catégories Commercial, Corporatif, Affaires, Juridique, Parajuridique
Montreal, QC

Raison d’être du poste : Le/la Coordonnateur/trice, Centre d’affaires sera responsable de la coordination et de l’affectation du travail pour l’équipe. Il/elle sera la personne ressource en matière de distribution de travail ainsi que l’organisation et la planification du bon fonctionnement du Centre d’affaires.

Supérieur immédiat : Ce poste relève de la Gestionnaire, Amélioration du processus

Responsabilités clés :

  • Responsable de la coordination des demandes de travail au Centre d’affaires :
    • Analyser, prioriser et distribuer les documents aux membres de l’équipe
    • Procéder à la vérification des documents
    • Assurer le suivi des tâches en cours et s’assurer que le tout est accompli dans les délais prescrits
    • Mettre à jour le journal de bord des demandes de travail
    • Effectuer la mise en page et production de documents
  • Agir comme personne ressource au Centre d’affaires pour toute demande des clients internes
  • S’assurer du transfert des informations avec l’équipe du soir
  • S’assurer que les demandes de temps supplémentaire soient comblées et mettre à jour le journal de bord
  • Planification de l'équipe (l'horaire de l'équipe, approuver et planifier les vacances et les heures supplémentaires)
  • Responsable de la gestion des courriels de la boîte de réception du Centre d’affaires
  • Travailler avec les membres de l’équipe pour résoudre tout problème afin d’assurer la satisfaction du client
  • Participer à des projets spéciaux, notamment en développement et implantation de logiciels et processus de travail
  • Générer le rapport d’absence des membres de l’équipe
  • Responsable de la production de rapports mensuels
  • Agir en tant que mentor
  • Toute autre tâche connexe

Formation et expérience exigées :

  • Diplôme d’études en secrétariat ou bureautique
  • Minimum de 7 ans d’expérience à titre d’adjoint(e) juridique ou administratif(ve)
  • Bonne connaissance des différents champs de pratique des avocats, notamment en litige, droit des affaires, droit de l’emploi et du travail, fiscalité et immobilier/bancaire
  • Connaissances avancées des logiciels de bureautique, notamment Word, Excel, PowerPoint, Outlook et Adobé
  • Bonne connaissance des processus de travail des adjoints juridiques
  • Certification Microsoft Office, un atout

Qualifications :

  • Bilinguisme, français et anglais (oral et écrit)
  • Excellent sens du service à la clientèle
  • Fait preuve de bon jugement et de diplomatie
  • Aptitudes pour la résolution de problème
  • Bonne capacité à travailler sous pression
  • Très bonne organisation du travail
  • Fait preuve de leadership et esprit d’équipe
  • Aptitudes pour la communication
  • Souci du détail et de la précision

Salaire et avantages sociaux:

  • Salaire selon expérience
  • Révision salariale annuelle concurrentielle
  • Gamme complète d'avantages sociaux
  • Bureau situé au centre-ville de Montréal près des transports en commun

English

Job description: The Coordinator, Business Center will be responsible for the coordination and assignment of work for the team. He/she will be the resource person for the distribution of work as well as the organization and planning of the efficient functioning of the Business Center.

Immediate report: This position reports to the Manager, Process Improvement

Key responsibilities:

  • Responsible for coordinating work requests in the Business Center:
    • Analyze, prioritize, and distribute documents to team members
    • Verify documents
    • Follow up on ongoing tasks and ensure that everything is completed within the prescribed timeframe
    • Update the work request logbook
    • Perform layout and production of documents
  • Act as a resource person at the Business Center for all internal client requests
  • Ensure the transfer of information with the evening team
  • Ensure that overtime requests are met and update the logbook
  • Team scheduling (team schedule, approve and plan vacation and overtime)
  • Responsible for the management of the Business Center inbox emails
  • Work with team members to resolve any issues to ensure customer satisfaction
  • Participate in special projects, including software development and implementation and work processes
  • Generate absence reports for team members
  • Responsible of generating monthly reports
  • Act as a mentor
  • Any other related tasks

Education, qualifications and experience requirements:

  • Diploma in secretarial or office automation studies
  • Minimum of 7 years experience as a legal or administrative assistant
  • Good knowledge of the various fields of practice of lawyers, particularly in litigation, business law, employment and labour law, taxation and real estate/banking
  • Advanced knowledge of office software, including Word, Excel, PowerPoint, Outlook and Adobé
  • Good knowledge of the work processes of legal assistants
  • Microsoft Office certification, an asset

Qualifications:

  • Bilingualism, French and English (oral and written)
  • Excellent customer service skills
  • Good judgment and diplomacy
  • Problem solving skills
  • Ability to work under pressure
  • Very good work organization
  • Demonstrates leadership and team spirit
  • Excellent communication skills
  • Attention to detail and accuracy

Salary and benefits:

  • Enticing salary based on experience
  • Competitive annual salary revision
  • Full range of benefits
  • Office located in downtown Montréal, near public transportation

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