Réserviste, Soutien aux adjointes juridiques

4 septembre 2021
Industries Droit
Catégories Juridique, Parajuridique, Professionnels, Personnel de soutien
Montreal, QC

Chez McCarthy Tétrault, nous offrons des perspectives de carrière stimulantes et enrichissantes et sommes fiers d’avoir été classés, en 2021, au Palmarès des 100 meilleurs employeurs du Canada et au Palmarès des meilleurs employeurs pour la diversité au Canada pour la neuvième année consécutive. Notre culture repose sur l’excellence professionnelle, la collaboration, l’innovation, le leadership éclairé et l’entrepreneuriat. Nous valorisons l’inclusion sous toutes ses formes et donnons aux membres du cabinet les outils et les occasions nécessaires pour leur permettre de se réaliser pleinement.

Les Réservistes, Soutien aux adjointes juridiques, ont les mêmes fonctions et responsabilités que les adjointes juridiques dans tous les secteurs de pratique, mais ils se concentrent principalement sur les tâches supplémentaires et le remplacement des adjointes juridiques en cas d’absence, ou sur toute autre tâche qui pourrait leur être assignée.

Nous avons des postes de Réserviste, Soutien aux adjointes juridiques disponible dans tous nos bureaux canadiens (Toronto, Montréal, Québec, Calgary et Vancouver) et dans tous nos secteurs de pratique (droit des affaires, droit du travail et de l’emploi, litige, droit immobilier et de planification et droit fiscal).

À titre de Réserviste, Soutien aux adjointes juridiques, vous allez :

Documents

  • Préparer, modifier, mettre en forme, imprimer, numériser et réviser la correspondance, les notes de service, les documents d’opérations importantes, les rapports, les formulaires, les étiquettes et les autres documents imprimés, par dictée, par dactylographie ou selon d’autres directives, conformément aux exigences établies par le groupe de pratique.
  • Coordonner et distribuer les tâches qui doivent être exécutées par différents groupes de ressources, comme les spécialistes en traitement de documents, les préposés aux adjointes juridiques, les adjointes à la facturation, etc., le cas échéant, pour garantir que ces tâches sont exécutées en temps opportun.
  • Effectuer la correction d’épreuves et la vérification des documents afin de s’assurer que ceux-ci sont clairs, que leur mise en forme est appropriée, et que l’orthographe et la grammaire sont exactes.

Gestion des dossiers et du temps

  • Gérer les dossiers en accomplissant notamment ce qui suit : ouvrir de nouveaux dossiers; conserver les dossiers volumineux et complexes; élaborer, maintenir et utiliser un système de classement et d’extraction ordonné afin qu’il soit facile de consulter les documents papier d’archives ou les dossiers électroniques; organiser les dossiers de droit et de jurisprudence.
  • Collaborer avec le Service de la gestion des dossiers et les préposés aux adjointes juridiques afin de créer, de tenir et de conserver les dossiers des clients de façon appropriée.
  • Mettre à jour les calendriers pour les avocats désignés, y compris leurs réunions, leurs rendez-vous, les dates d’échéance et les activités liées aux clients.

Soutien aux avocats et aux clients

  • Coordonner les préparatifs de voyage des avocats, ce qui comprend la préparation des itinéraires et des notes de frais de voyage.
  • Mettre régulièrement à jour les noms et les adresses des personnes-ressources dans la base de données des clients.
  • Coordonner les réunions avec les clients, ce qui comprend la réservation des salles et la prise de dispositions quant aux services alimentaires ou à l’équipement audiovisuel nécessaires.
  • Fonctions de réception de courrier, de télécopies et d’appels téléphoniques.
  • Examiner et acheminer le courrier et les télécopies reçus; préparer et traiter le courrier et les télécopies à envoyer; prendre des dispositions pour obtenir des services spéciaux de courrier ou de messagerie au besoin.
  • Recevoir, traiter, filtrer et diriger les appels reçus, selon les directives des avocats; répondre aux demandes de renseignement courantes et aux demandes des clients; prendre les messages au besoin.

Fonctions financières et administratives

  • Aider quotidiennement à la préparation et à la réalisation des entrées de temps qui seront traitées par l’adjointe à la facturation, selon les normes du cabinet.
  • Travailler avec les Finances à la coordination de l’ouverture de nouveaux dossiers de clients et du lancement de nouveaux mandats (obligation de connaissance du client).
  • Coordonner les activités avec le personnel des secteurs fonctionnels (Services internes, Marketing, etc.), au besoin.
  • Fournir un soutien constant lorsque les autres adjointes sont absentes; aider les adjointes qui doivent gérer de multiples tâches et composer avec des délais serrés; travailler de manière proactive, positive et productive en tant que membre de l’équipe.

Autres

  • Maintenir et mettre à jour ses connaissances professionnelles et ses compétences techniques en cernant et en saisissant les occasions de formation.
  • Effectuer les autres tâches assignées.

Le ou la candidat(e) idéal(e) se distinguera par le profil suivant :

  • Diplôme d’adjointe juridique, ou diplôme d’études collégiales en administration de bureau ou en technologies de l’information et des communications, ou l’équivalent.
  • Au moins trois années d’expérience à titre d’adjointe juridique ou à titre d’adjointe, de préférence dans un milieu de services professionnels.
  • Connaissance approfondie de la terminologie des affaires et de la terminologie juridique.
  • Grand souci du détail et compétences supérieures en traitement de texte, en orthographe, en correction d’épreuves et en édition.
  • Capacité d’accomplir les tâches avec rapidité et précision.
  • Excellente capacité de gestion, d’organisation et d’exécution de tâches multiples et capacité à travailler sous pression afin de respecter les délais importants.
  • Capacité d’effectuer le suivi des dossiers et des retards sous un minimum de supervision.
  • Grande discrétion et grand respect de la confidentialité.
  • Disposition à effectuer des heures supplémentaires à l’occasion.
  • Bilinguisme (français et anglais, oral et écrit).

McCarthy Tétrault offre aux membres de son équipe :

  • Des avantages sociaux exceptionnels dès le premier jour incluant une couverture d’assurance collective payée par le cabinet, un programme de bien-être et une allocation de dépenses en technologie.
  • Une rémunération concurrentielle et des congés généreux, y compris une journée de congé pour activités bénévoles et une journée de congé pour votre fête.
  • Des occasions de croissance et de perfectionnement professionnel à tous les échelons, selon une culture qui encourage et valorise pleinement la rétroaction fondée sur le dialogue.
  • La possibilité de s’impliquer fréquemment dans la communauté et un engagement envers l’équité, la diversité et l’inclusion.
  • Une culture axée sur la collaboration et la cohésion où les avocats et les équipes commerciales travaillent de concert à un objectif commun.

Comment postuler :

Nous vous invitons à soumettre votre candidature à carrieres@mccarthy.ca. Nous remercions tous les candidats de leur intérêt à l’égard de McCarthy Tétrault; cependant, seuls les candidats sélectionnés seront contactés. Nous regrettons de ne pouvoir répondre individuellement à tous les candidats. McCarthy Tétrault souscrit au principe de l’égalité d’accès à l’emploi et favorise un milieu de travail inclusif, équitable et accessible. Nous vous encourageons à communiquer avec nous si vous avez besoin d’un accommodement dans le cadre du processus de recrutement.

Politique de vaccination :

Veuillez noter que tous les candidats recevant une offre conditionnelle d’emploi de McCarthy Tétrault devront fournir une preuve attestant qu’ils sont pleinement vaccinés contre la COVID-19 avec un vaccin approuvé par Santé Canada, comme condition préalable à l’emploi, et qu’ils devront s’assurer de maintenir leur statut de pleine vaccination pour assurer leur emploi continu et fournir la preuve de ce statut sur demande. McCarthy Tétrault examinera les demandes d’exemption de cette obligation provenant de candidats qui ne peuvent pas être vaccinés pour des raisons médicales ou autres.

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