Cette offre d'emploi est expirée.

Technicien, soutien aux affaires juridiques et secrétariat de la Société

3 décembre 2019
Industries Banques, Assurances, Services financiers
Catégories Juridique, Parajuridique, Administratif, Clérical, Gestion, Administration, Professionnels, Personnel de soutien, Adjoint(e) exécutif(ve)
Montreal, QC

Description
Le titulaire de cet emploi soutient la vice-présidence en prenant en charge les activités de communications et de logistique pour les conseils d'administration de la Société. Il assure un suivi des plans d'action, produit des tableaux de suivis de performance et prépare des actes juridiques ou tout autre document corporatifs. Le titulaire est également responsable de suivre le plan de conformité et de transmettre les directives de la vice-présidence aux directions de la Société. Il sera aussi appelé à réaliser des tâches de nature administratives en soutien à la vice-présidence.

Responsabilités principales :

  • Assurer la communication et le soutien administratif et logistique pour les membres du conseil d'administration.
  • Gérer l'organisation et la logistique des assemblées du conseil d'administration et des comités de la Société.
  • Assurer le lien entre la Vice-présidente et les autres vice-présidences et directions de la Société afin d'obtenir dans les délais requis, l'ordre du jour et les dossiers à présenter au conseil d'administration et ses comités et assurer le suivi des décisions des différents comités relevant de la Vice-présidence.
  • Participer à la préparation des documents des assemblées du conseil d'administration et des comités de la Société, dont les ordres du jour, les fiches de présence, le procès-verbal et le cahier de la secrétaire, diffuser ces documents sur la plateforme de communication avec les administrateurs.
  • Sous la supervision de la Vice-présidente, rédiger et transmettre des communications écrites destinées aux membres du conseil d'administration et autres intervenants internes et externes tels les cabinets externes.
  • Sous la supervision de la Vice-présidente, préparer divers actes juridiques et documents corporatifs, administratifs et légaux, effectuer la validation et la révision des divers documents produits.
  • Préparer les rapports et documents de divulgation continue en vertu des lois sur les valeurs mobilières et procéder au dépôt.
  • Assurer le développement et la mise en œuvre d'outils permettant de gérer et de mesurer la performance de l'ensemble des activités sous la responsabilité de la Vice-présidence.
  • Produire les tableaux de suivis de la performance développés et assurer la qualité des informations produites selon les plus hauts standards de qualité établis.
  • Travailler en étroite collaboration et en proactivité avec chaque direction en leur communiquant leurs tableaux de suivis de la performance.
  • Mettre à jour le budget de la Vice-présidence et préparer les demandes d'actes administratifs et des comptes de dépenses pour la Vice-présidence.
  • Participer à la planification et à la gestion de l'agenda de la Vice-présidente aux affaires juridiques et secrétariat et, lorsque requis, établir les itinéraires de voyage et en assurer l'organisation et la logistique.
  • Organiser et voir au suivi des réunions de la Vice-présidence (réunions générales, comités de gestion, réunions ad hoc, activités de reconnaissance, etc.) et des séances de formation organisées en lien avec le plan de formation continue de la vice-présidence.
  • Traiter le courrier en joignant au besoin les dossiers pertinents tout en respectant les dates d'échéance afférentes; effectuer une vérification préalable des dossiers soumis à la Vice-présidence et voir à ce que le tout soit conforme aux exigences, aux directives ou aux normes, en obtenant, dans certains cas, l'assentiment des autorités ou des professionnels responsables.
  • Concevoir et rédiger des notes de service, accusés de réception, convocations ou de la correspondance courante, et ce, tant en français qu'en anglais; pour les documents ou la correspondance spécifique, transcrire à l'aide d'appareils de bureautique ces documents tout en accordant une attention particulière à la grammaire, à l'orthographe et à la présentation de ces travaux. Effectuer la mise en page des documents.
  • Transmettre les directives de la Vice-présidence aux directions de la Société et assurer la mise à jour des communications diverses afin d'assurer une cohérence entre les messages transmis.
  • En soutien à la Vice-présidente, effectuer le suivi des divers plans d'action de la vice-présidence (sondage d'engagement et expérience client) en assurant la collecte d'informations auprès des directions et colligeant les informations importantes aux plans d'action.
  • Tenir les registres, le classement et l'archivage.
  • Effectuer toutes autres tâches connexes confiées par la Vice-présidente.

Qualifications spécifiques requises : 

  • Diplôme d'études collégiales en technique juridique ou en technique administrative
  • Posséder un minimum de sept (7) ans d'expérience pertinente dans le domaine juridique
  • Excellente maîtrise de la Suite Office (Word, Excel, Outlook, PowerPoint)
  • Excellente maîtrise du français parlé et écrit. 
  • Connaissance fonctionnelle de la langue anglaise parlée et écrite. 

Profil général recherché :

  • Respecter l'éthique et les valeurs de la Société
  • Orienté vers le client
  • Être reconnu pour son sens de la diplomatie
  • Entretenir de bonnes relations avec ses collègues
  • Sens de l'autonomie
  • Capacité à gérer son temps et ses priorités
  • Agir de manière responsable
  • Capacité d'influencer les autres
  • Faire preuve de discrétion et de confidentialité
  • Capacité à travailler sous pression
  • Capacité à rechercher de l'information et à identifier les éléments importants à approfondir
  • Posséder un esprit critique en matière d'analyse de données.

Conditions de travail particulières :

Disponibilité à travailler en dehors des heures normales de travail.

Conditions de travail :

Gamme complète d'avantages sociaux incluant un régime de retraite à prestations déterminées.

Particularités :

Les candidats externes doivent transmettre leur curriculum vitae sur notre site carrières: www.investquebec.com.

Investissement Québec souscrit aux principes d'accès à l'égalité en emploi et invite les femmes, les membres des minorités visibles et des minorités ethniques, les personnes handicapées et les Autochtones à poser leur candidature.

Le masculin est utilisé dans le but d'alléger le texte seulement.

N.B. Ce poste fait l'objet d'un affichage interne-externe simultanément.

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