Adjoint.e administratif.tive et de location

26 juillet 2021
Industries Immobilier
Catégories Administratif, Clérical, Immobilier, Gestion de Propriétés, Immobilier, Adjoint(e) administratif(ve), Commis de bureau, Réceptionniste, Entrée de données
Quebec, QC

Situés au cœur du quartier Ste-Foy à Québec, dans un secteur dynamique et animé, Le Pavillon et la Villa Montcalm sont une référence dans le secteur immobilier de la région de Québec depuis plus de 40 ans. Avec ses 405 unités distinctives, nous sommes reconnus pour notre service à la clientèle hors pair, la rapidité de nos interventions et la sécurité des lieux. Milieu de travail convivial où se côtoient entraide avec les collègues et échanges avec des locataires provenant de partout au Québec et d'ailleurs, le sentiment d'appartenance y est cultivé par le respect des employés et la beauté unique des lieux.

Nous sommes à la recherche de candidats pour combler un poste d':

Adjoint.e administratif.tive et de location

Sous la responsabilité de la Directrice générale, la personne recherchée assure la coordination et le suivi des tâches administratives en lien avec la location des appartements et les locataires en place. Elle assure un soutien administratif à son supérieur ainsi qu'à ses collègues.

Tâches et principales responsabilités:

  • Répondre aux appels téléphoniques et accueillir la clientèle avec courtoisie;
  • Donner les renseignements sur les logements disponibles, les inclusions autres services fournis;
  • Répondre aux diverses demandes et besoins des locataires (bris, réception de colis, prêt d'équipement, etc.) par téléphone, par courriel ou en personne;
  • Effectuer des visites d'appartements avec des locataires potentiels ou des locataires à l'interne;
  • Rapporter les situations problématiques des logements visités;
  • Compléter les baux et les documents en lien avec la location d'appartements et en effectuer le suivi;
  • Passer en revue les clauses de baux avec les locataires lors de la signature;
  • Recevoir les paiements de loyers et préparer les dépôts bancaires;
  • Résoudre de façon efficace les problèmes de service à la clientèle;
  • Garder à jour les informations sur les logements à louer;
  • Effectuer des entrées de données dans le système de gestion immobilière HOPEM (création de nouveau locataires, mises à jour, encaissements, ajout de factures et de services);
  • Extraire des listes et des tableaux à la demande de son supérieur;
  • Effectuer le tri et la distribution des colis aux heures de récupération et faire le suivi avec les locataires;
  • Effectuer des communications auprès des locataires (courriel ou affichages) sur divers sujets (maintenance, opérations déneigement, coupure d'eau, etc.);
  • Assurer le suivi auprès des agents de soir et de fin de semaine sur les dossiers en cours et des tâches à compléter pendant leur quart de travail.

Ce qu'il faut pour réussir :

  • Formation professionnelle ou collégiale en secrétariat, bureautique ou l'équivalent
  • Expérience dans le service à la clientèle
  • Maitrise de la suite Office (dont Word et Excel) et des médias sociaux
  • Bonne maitrise du français parlé et écrit
  • Anglais parlé et écrit de niveau intermédiaire
  • Excellente capacité de communication
  • Capacité à travailler efficacement et sur plusieurs dossiers en simultané
  • Esprit d'équipe et capacité d'adaptation
  • Motivation, créativité et facilité à résoudre des problèmes
  • Excellent service à la clientèle et bonne gestion de soi
  • Sens de l'organisation
  • Débrouillardise
  • Expérience avec le logiciel de gestion immobilière HOPEM est un atout
  • Intérêt et aisance avec les chiffres

Conditions de travail:

  • Horaire : lundi au vendredi : 8h00 à 12h00 et 13h00 à 16h30 (37.5 heures/semaine)
  • 4 congés de maladie par année
  • Stationnement gratuit
  • Début en poste souhaité : 2 août 2021 (date peut être flexible)

Ce poste vous intéresse? SVP transmettre votre C.V. à : *****@****************.***

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