Ce qu’un parajuriste devrait savoir à propos du courriel

Le recours au courriel pour communiquer avec ses clients ou ses collaborateurs n’a rien de simple quand on travaille dans le domaine juridique. Voici des conseils pour des courriels légaux.

  • Achetez ou réservez un nom de domaine lié à votre pratique professionnelle que vous utiliserez ensuite pour établir vos adresses de courriel. Évitez les gmail.com et les hotmail.com de manière à refléter une image professionnelle.
  • Utilisez un logiciel de messagerie plutôt que les plateformes offertes gratuitement sur le web. Les Outlook et autres outils du genre vous permettent de conserver vos courriels sur votre ordinateur plutôt que quelque part que vous ne contrôlez pas. Vous pourrez de plus classer vos dossiers avec plus d’aisance.
  • Triez, catégorisez et étiquetez vos courriels. Les outils de recherche peuvent être d’un grand secours, mais rien ne vaut un système logique et bien organisé.
  • Désactivez les fonctions de saisie semi-automatique des adresses… vous ne voulez pas que le dossier d’un client se retrouve dans la boîte d’un autre qui porte le même prénom !
  • Pensez au cryptage de certains documents, car des clients exigeront peut-être ce degré de confidentialité.
  • Ne mettez pas votre adresse courriel sur votre site professionnel pour éviter de recevoir des courriels contenant des fichiers joints lors d’un premier contact — des avocats ont reçu des dossiers complets non sollicités. Utilisez plutôt un formulaire web à remplir par le visiteur. Cela vous protège aussi contre les tentatives d’hameçonnage, car vous devriez, normalement, n’avoir donné votre courriel qu’à des personnes que vous connaissez…
  • Passez tous les documents reçus par courriel dans un antivirus. En tant que juriste, le nombre d’organisations (banques, grandes entreprises, etc.) avec lesquelles vous faites des affaires peut être élevé, et ce sont souvent celles-là mêmes qui sont la cible des pirates informatiques.
  • Assurez-vous de répondre aux exigences réglementaires en matière d’avertissement de confidentialité dans vos envois par courriel. Une telle déclaration se joint bien au bloc de votre signature (avec vos coordonnées) à la fin du message.
  • Envoyez vos documents en format PDF plutôt qu’en format Word. Non seulement seront-ils moins « lourds » à expédier, mais ils ne pourront être modifiés.
  • Enfin, n’oubliez jamais qu’une fois un courriel envoyé, vous en perdez le contrôle. Le destinataire peut le transformer, le transférer, le réacheminer comme s’il était sien, bref… réfléchissez avant d’appuyer sur « Envoyer » !
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