Adjoint(e) de direction bilingue (Litige)

Chez McCarthy Tétrault, nous offrons des perspectives de carrière stimulantes et enrichissantes et sommes fiers d'avoir été classés au Palmarès des 100 meilleurs employeurs du Canada et au Palmarès des meilleurs employeurs pour la diversité au Canada pour la onzième année consécutive en 2023. Notre culture repose sur l'excellence professionnelle, la collaboration, l'innovation, le leadership éclairé et l'entrepreneuriat. Nous valorisons l'inclusion sous toutes ses formes et donnons aux membres du cabinet les outils et les occasions nécessaires pour leur permettre de se réaliser pleinement.

L'employé qui occupera ce poste devra interagir avec des clients et des tiers qui ne comprennent et ne communiquent qu'en anglais. Ce poste exige également que le candidat soit en mesure d'interagir de façon fluide avec ses collègues dans nos bureaux à travers le Canada, où l'anglais est la langue prédominante. Comme nous estimons que plus de 60 % du travail requis par ce poste doit être effectué en anglais, les exigences linguistiques pour ce poste sont un niveau élevé d'écriture de compréhension de lecture ainsi qu'un niveau débutant de communication orale.

Ce poste est situé à Montréal. Chez McCarthy Tétrault les employé(e)s bénéficient d'une formule de travail hybride.

À titre d'Adjoint(e) de direction bilingue (Litige), vos tâches seront les suivantes :

Soutien général aux avocats / clients

• Gérer le flux de travail des besoins de soutien des avocats avec accès aux courriels (si délégué), calendrier, fichiers, dates limites et activités liées aux clients pour fournir un soutien administratif quotidien.
• Anticiper les exigences de travail pour maximiser efficacement le temps des avocats en gérant les priorités et la charge de travail. Cela inclut la préparation adéquate pour les réunions, les briefings sur l'emploi du temps quotidien/hebdomadaire avec la documentation et les matériaux requis.
• Coordonner les réunions internes et avec les clients, y compris la préparation de l'ordre du jour, la réservation des salles et l'organisation du soutien nécessaire en matière de restauration ou de technologie.
• S'occuper des arrangements de voyage des avocats et des arrangements annexes, y compris la préparation des itinéraires en coordination avec les ressources de voyage du cabinet et en conformité avec les politiques de voyage du cabinet et du client.
• Fournir un soutien de remplacement constant au sein de l'équipe de soutien à la pratique selon les besoins ; fournir un soutien pour gérer plusieurs tâches et des délais concurrents et travailler de manière proactive en tant que membre positif et productif de l'équipe.

Documents, gestion des fichiers et du temps

• Préparer, éditer, formater, imprimer, numériser et réviser la correspondance, les mémorandums, les documents de grandes transactions, les rapports, les formulaires, les étiquettes et autres documents imprimés par dictée, copie dactylographiée ou autres instructions, conformément aux exigences établies par le groupe de pratique et soutenues si nécessaire par le Centre de Ressources.
• Relire les documents et vérifier le formatage approprié, l'orthographe, la grammaire et la clarté.
• Gérer les fichiers, y compris : ouvrir de nouveaux fichiers, maintenir de grands et complexes fichiers, développer, maintenir et utiliser un système de classement et de récupération ordonné pour faciliter la référence à des documents historiques papier ou électroniques, organiser les dossiers de droit et de précédents.
• Travailler avec la gestion des dossiers pour créer, maintenir et stocker les dossiers des clients de manière appropriée.

Fonctions de réception des courriels, du courrier, des télécopies et des appels téléphoniques.

• Surveiller les emails, évaluer les priorités, rassembler les informations pertinentes, prendre les mesures appropriées et préparer la réponse.
• Examiner et acheminer les courriers et les fax entrants ; préparer et traiter les courriers et les fax sortants ; et organiser des services de courrier ou de messagerie spécialisés si nécessaire.
• Recevoir, gérer, filtrer et/ou diriger les appels entrants selon les directives des avocats ; répondre aux demandes de renseignements et aux demandes routinières des clients ; et prendre des messages si nécessaire.

Fonctions financières et administratives

• Travailler en collaboration avec l'avocat et les assistants de facturation pour s'assurer que les factures sont examinées et traitées mensuellement en accord avec les échéances du cabinet.
• Surveiller de manière proactive les factures clients en attente et travailler avec les avocats et l'équipe de recouvrement pour faire le suivi des paiements en retard.
• Travailler avec le département financier pour coordonner les ouvertures de nouveaux clients et dossiers (KYC), y compris la soumission de demandes de vérifications de conflits

Activités de marché / développement des affaires

• Coordonner et organiser des réunions, des conférences et des événements sur site et externes. Coordonner la logistique des conférences, réunions et petits événements internes et externes, par exemple, la communication, le lieu, les repas, l'équipement technique, les matériaux, les RSVPs, et les déplacements. Assister sur place au lieu de l'événement pour confirmer les arrangements logistiques, si nécessaire.
• Coordonner activement les activités de développement des affaires avec les avocats internes, les équipes et le personnel des zones fonctionnelles selon les besoins pour assurer une exécution efficace des plans, des objectifs et des actions de développement des affaires, le divertissement des clients, les listes de distribution des clients, et la gestion des demandes de parrainage reçues par les avocats, y compris les mises à jour des systèmes de gestion des relations avec les clients de l'entreprise qui pourraient être nécessaires.
• Demander des rapports des systèmes de gestion des relations avec les clients et suivre les préférences des clients, les réunions, et les notes de réunion.
• Rédiger, réviser et organiser une variété de documents liés à la gestion de la pratique, au développement des affaires et aux clients.

Autre

• Coordonner et disperser les tâches à effectuer par divers groupes tels que le Centre de ressources, les analystes de facturation, la finance, l'informatique, les installations, le concierge, les clients et les marchés, etc. là où c'est approprié tout en s'assurant que les tâches sont terminées en temps opportun.
• Maintenir et mettre à jour les connaissances et les compétences techniques en identifiant et en participant à des opportunités d'éducation.
• Assister à des formations sur de nouveaux outils et assumer la responsabilité d'enseigner à leurs avocats en tête-à-tête avec des démonstrations en personne.
• Soutenir d'autres avocats praticiens et remplacer d'autres membres de l'équipe LSS au besoin.
• Soutenir les responsabilités des avocats assignés peut nécessiter une disponibilité au-delà des heures de travail régulières pour gérer et répondre aux demandes de manière opportune.
• Gérer les informations confidentielles du cabinet et du client.

Le ou la candidat(e) idéal(e) se distinguera par le profil suivant :

• Bilinguisme (français et anglais, oral et écrit).
• Diplôme ou certificat collégial en secrétariat juridique ou diplôme universitaire en administration des affaires ou un domaine connexe.
• Au moins cinq années d'expérience en tant qu'adjoint(e) ou adjoint(e) juridique acquises préférablement dans un environnement de services professionnels.
• Compréhension de la pratique juridique du litige.
• Compétences de niveau intermédiaire ou avancé pour ce qui est de la suite Microsoft (Outlook, Word, Excel, PowerPoint) et connaissance d'autres outils comme HiQ, iManage et Salesforce.
• Connaissance approfondie de la terminologie juridique et des affaires.
• Grand souci du détail et solides compétences en traitement de texte, en orthographe, en correction d'épreuves et en révision.
• Capacité d'accomplir des tâches avec rapidité et précision.
• Posséder un bon esprit critique afin de planifier, organiser et résoudre les problèmes de manière proactive.
• Solides aptitudes en gestion du temps, grand sens de l'organisation, capacité à compléter plusieurs tâches en même temps et à évaluer les priorités parmi des demandes concurrentes en étant capable de déléguer aux autres ressources de soutien, et capacité à travailler sous pression pour respecter les échéances importantes.
• Fournir un niveau élevé de service aux clients (externes) et aux collègues (internes), et faire preuve de tact, de respect et de professionnalisme dans toutes les interactions.
• Capacité à effectuer le suivi des dossiers et des retards avec un minimum de supervision.
• Haut niveau de discrétion et de confidentialité, et capacité à traiter des renseignements hautement confidentiels.
• Flexibilité permettant d'effectuer des heures supplémentaires lorsque nécessaire.
• Excellentes aptitudes en communication (écrite et orale) et en relations interpersonnelles.

McCarthy Tétrault offre aux membres de son équipe :

• Des avantages sociaux exceptionnels dès le premier jour incluant une couverture d'assurance collective payée par le cabinet, un programme de bien-être et une allocation de dépenses en technologie.
• Une rémunération concurrentielle, le paiement des heures supplémentaires et des congés généreux, y compris une journée de congé pour activités bénévoles et une journée de congé pour votre fête.
• Des occasions de croissance et de perfectionnement professionnel à tous les échelons, selon une culture qui encourage et valorise pleinement la rétroaction fondée sur le dialogue.
• La possibilité de s'impliquer fréquemment dans la communauté et un engagement envers l'équité, la diversité et l'inclusion.
• Une culture axée sur la collaboration et la cohésion où les avocats et les équipes commerciales travaillent de concert à un objectif commun.

Nous remercions tous les candidat(e)s de leur intérêt à l'égard de McCarthy Tétrault; cependant, seul(e)s les candidat(e)s sélectionné(e)s seront contacté(e)s. Nous regrettons de ne pouvoir répondre individuellement à tous les candidat(e)s. McCarthy Tétrault souscrit au principe de l'égalité d'accès à l'emploi et favorise un milieu de travail inclusif, équitable et accessible. Nous vous encourageons à communiquer avec nous si vous avez besoin d'un accommodement dans le cadre du processus de recrutement.