Adjoint·e· juridique/bilingual Legal Assistant - 12 month contract

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Votre rôle

Dans le cadre de votre rôle, vous travaillerez auprès d'une équipe de trois avocat·e·s exerçant en litige et/ou en couverture d'assurance faisant partie d'un groupe de pratique élargi. À ce titre, vous préparerez des documents de nature juridique, effectuerez des tâches administratives en lien avec la pratique, organiserez et tiendrez à jours les dossiers des client·e·s, incluant la gestion de l'agenda et les contacts avec la clientèle. Vous relèverez directement du ou de la Chef d'équipe, Soutien juridique, Litige.

Ce poste nécessite une présence sur place au bureau à raison de 2 à 3 jours par semaine.

Vos responsabilités

Précision: Une grande partie de ce rôle serait impossible à accomplir sans des compétences en anglais, puisque la personne titulaire du poste devra interagir et collaborer avec certains client·e·s dont la langue d'affaires est l'anglais, ainsi qu'avec nos services de soutien juridique et administratif dans nos autres bureaux au Canada et aux États-Unis.

• Préparer les procédures usuelles en litige.
• Assurer une gestion rigoureuse des délais; agender, assurer le suivi des délais avec les avocat·e·s.
• Préparer des ébauches de documents; réviser les documents et la correspondance pour vérifier s'ils sont conformes aux lignes directrices des clients et des tribunaux et à l'usage grammatical; en assurer la mise en page.
• Effectuer l'ouverture, le classement, le suivi et l'organisation des dossiers.
• Gérer l'ensemble des communications.
• Organiser et coordonner les rencontres entre les avocat·e·s et les divers intervenante·s dans un dossier. Préparer les dossiers en vue des rencontres et des auditions.
• Organiser les déplacements d'affaires des avocat·e·s, fixer les rendez-vous, réserver ce qui peut être requis lors de voyages d'affaires, etc., le cas échéant.
• Entrer des données dans divers systèmes, notamment en lien avec la facturation.
• Fournir un soutien à d'autres personnes du bureau, au besoin.
• Travailler en étroite collaboration avec vos collègues et les divers services de soutien juridique et administratif.
• Accomplir toute autre tâche pertinente en lien avec cette fonction ou selon l'émergence de nouveaux besoins d'affaires.

Vos compétences et votre expérience

• Diplôme d'études en secrétariat ou d'études postsecondaires en administration ou dans tout autre domaine connexe, avec expérience récente de plus de 3 ans en tant qu'adjointe juridique en litige.
• Un bilinguisme de haut niveau est requis (français, anglais), de manière à pouvoir rédiger et communiquer dans les deux langues correctement et efficacement, selon les dossiers dans lesquels travaillent les avocat·e·s.
• Expérience de soutien d'une équipe de 3 avocat·e·s, avec une capacité de gérer un volume élevé de dossiers simultanément.
• Familiarisation avec le droit des assurances, un atout.
• Excellentes aptitudes d'utilisation de la suite Microsoft Office, en particulier Word, Excel, Power Point et Outlook, à un niveau intermédiaire ou idéalement, avancé.
• Très bonnes aptitudes à travailler dans un environnement informatisé, avec des logiciels variés et très bonne capacité d'apprentissage de nouveaux outils informatiques.
• Rigueur, souci du détail et sens de l'organisation marqué.
• Orientation clientèle, excellent esprit d'équipe et de collaboration au quotidien; tact et discrétion.
• Professionnalisme et aptitude à entretenir d'excellentes relations interpersonnelles.
• Grande capacité d'apprentissage, proactivité et sens de l'initiative.
• Aptitude à travailler à distance de manière bien organisée et productive.

Notre cabinet

Clyde&Cie est un cabinet d'avocats mondial de premier ordre, qui se consacre aux secteurs inhérents au commerce international et aux activités commerciales, notamment les suivants: assurance, transports, construction, énergie, commerce et biens de consommation. Intégré à l'échelle de la planète, le cabinet fournit aux entreprises œuvrant partout dans le monde une gamme complète de services juridiques litigieux et non litigieux et de conseils axés sur le commerce. Clyde&Cie s'engage à agir de manière responsable. En d'autres mots, nous nous engageons à établir une main-d'œuvre diversifiée et inclusive qui reflète la diversité de nos clients et des collectivités où nous sommes actifs, à mettre à profit nos compétences juridiques pour redonner à la société par l'intermédiaire d'activités pro bono, à soutenir les communautés et les organismes caritatifs, ainsi qu'à réduire notre incidence environnementale. Le cabinet compte 480associé·e·s, 2400avocat·e·s, 3200professionnel·le·s du droit et 5000membres au total dans plus de 60bureaux principaux et affiliés à l'international.

Nos bureaux au Canada sont une composante clé de notre pratique mondiale. Nous conseillons des clients locaux et internationaux sur une variété de questions complexes et litigieuses, tout en adoptant une approche régionale, notamment dans les domaines suivants: la responsabilité professionnelle, l'assurance dommages, la construction et les infrastructures, les cyberrisques, la défense des actions collectives, l'assurance-défense, la couverture, la responsabilité des administrateurs et dirigeants, et la responsabilité du fabricant. Nos avocat·e·s possèdent une grande expérience dans les procédures disciplinaires contre un vaste éventail de professionnels ainsi que dans la gestion des enquêtes réglementaires ou concernant les fraudes, les lois antitrust et la corruption.

Chez Clyde & Cie, nous offrons un environnement de travail accueillant, avec une culture qui se caractérise par du soutien et un esprit de collégialité orienté vers la diversité et l'inclusion. Notre cabinet international au rythme de croissance le plus rapide est reconnu pour sa vision mondiale, ses pratiques englobantes, son engagement réel envers les clients et son approche distincte au sein d'une industrie ouverte et hautement dynamique qui change rapidement.

Nos valeurs

Nos valeurs sont les principes directeurs qui orientent nos décisions, nous unissent dans notre travail et nous permettent de générer de meilleurs résultats, autant pour nos clients que pour notre effectif. Voici ce que nous faisons pour y parvenir:

• Travailler dans l'unité Nous formons une équipe internationale connectée de personnes talentueuses qui mettent le cabinet à l'avant-plan pour réussir.
• Exceller avec les clients Nous visons haut et nous mettons au défi d'offrir l'excellence à nos clients, en les gardant au cœur de toutes nos activités.
• Célébrer les différences Nous nous entraidons pour être au mieux et croyons que les différences favorisent une meilleure réussite.
• Agir avec audace Nous cherchons de nouvelles occasions, passons à l'action et apprenons progressivement, en reconnaissant que notre curiosité stimule notre développement et contribue à notre croissance.

Compétences propres aux services administratifs chez Clyde&Cie

Clyde&Cie est déterminé à offrir d'innombrables occasions de perfectionnement personnel et professionnel pour ses gens, afin qu'ils puissent devenir hautement efficaces dans leur rôle et afin de les aider à réaliser leurs aspirations de carrière.

Les compétences en question visent à orienter tous les aspects des services administratifs sur le plan du développement de carrière. Elles varient en fonction des échelons et des divers secteurs d'affaires et s'inscrivent dans les domaines suivants:

• Excellence technique
• Personnel et équipe
• Relations avec les clients et les parties prenantes
• Offre de services et état d'esprit commercial
• Efficacité individuelle

Cette description de poste se lit actuellement tel qu'elle est présentée. Toutefois, le cabinet se réserve le droit de la modifier de manière raisonnable en cas de changement aux besoins d'affaires.

The Role

You will be working with a team of three lawyers practicing litigation and/or coverage within a larger practice group. In this role, you will be preparing legal documentation, carrying out administrative tasks related to the practice, as well as organizing and maintaining client and lawyer files, including following deadlines and managing client contacts lists. You will be under the direct supervision of the Team leader, Legal support, Litigation.

The position requires a minimum in office presence of 2 to 3 days per week.

Key Responsibilities

• Preparing standard litigation proceedings.
• Maintaining an efficient follow-up system for all deadlines.
• Drafting and formatting various kinds of documents; reviewing to ensure compliance with client's and courts guidelines as well as correct grammatical usage.
• Opening files, ensuring proper filing, tracking and organization of files.
• Managing communications.
• Organizing and coordinating meetings between lawyers and all parties involved in a file. Preparing files for meetings and Court appearances.
• Organizing business travel for lawyers, arranging meetings, making travel-related arrangements, etc., when applicable.
• Entering data in multiple systems such as billing.
• Providing support to other people in the office as needed.
• Working collaboratively with colleagues and other administrative support services.
• Carrying out any other relevant task related to this role or as a result of new or emerging business needs.

Essential Skills & Experience

• A Diploma of Secretarial Studies or of College Studies in administration with legal specialization or relevant field of studies with experience of at least 3 years as litigation legal assistant.
• High level of bilingualism, French and English, is required in order to write and communicate correctly and efficiently in both languages, according to the nature of the files that the lawyers are working in.
• Experience with supporting at least two lawyers and ability to manage a large volume of files simultaneously.
• Experience in insurance law, an asset.
• Excellent knowledge of Microsoft Office, especially Word, Excel, Power Point and Outlook at an intermediate or, ideally, advanced level.
• Very skilled at working in a computerized environment (with varied software) and a good aptitude for learning new software tools.
• Rigor; detail-oriented and great organizational skills;
• Client-oriented focus; team spirit and ability to collaborate on a daily basis; tact and discretion.
• Professionalism and excellent interpersonal skills.
• Quick learner, proactive and a strong sense of initiative.
• Ability to work remotely in a well-organized and productive fashion.

The Firm

Clyde & Co is a leading global law firm, specialising in the sectors that underpin global trade and commercial activity, namely: insurance, transport, construction, energy, trade and commodities. It is globally integrated, offering a comprehensive range of contentious and non-contentious legal services and commercially minded legal advice to businesses operating across the world. Clyde & Co is committed to operating in a responsible way. This means progressing towards a diverse and inclusive workforce that reflects the diversity of its communities and clients, using its legal skills to support its communities through pro bono work, volunteering and charitable partnerships, and minimising the impact it has on the environment. The firm has 480 partners, 2400 lawyers, 3200 legal professionals and 5000 people overall in over 60 offices and associated offices worldwide.

Our Canadian offices are an essential part of Clyde & Co's global practice, providing a strong regional focus for both local and international clients across a range of complex and contentious matters, including professional liability, casualty, construction and infrastructure, cyber risk, class action defence, insurance defence and coverage, D&O liability, and product liability. Our lawyers have vast experience litigating disciplinary proceedings against a broad range of professionals as well as handling fraud, antitrust, anti-corruption, and regulatory investigations.

At Clyde & Co, we offer a highly supportive culture in a friendly, welcoming environment, characterized by diversity and inclusion. Our fast-growing international firm is known for its global outlook, comprehensive practice, and genuine commitment to clients as well as for its distinctive approach within an open, fast-paced, and rapidly changing field.

Our Values

Our values are the principles that guide the decisions we make, unite us in our endeavours and strengthen our delivery, for our clients and our firm. We:

• Work as one We are a globally connected team of talented people who act with a firm-first mentality to achieve success
• Excel with clients We aim high and challenge ourselves to deliver unique excellence for our clients, keeping them at the centre of everything we do
• Celebrate difference We help each other to be at our best and believe our differences result in greater achievement
• Act boldly We seek new opportunities, take action and learn as we go, recognising that curiosity drives our development and contributes to growth

Business Services Competencies

Clyde & Co is committed to providing extensive, personal and professional development opportunities for our people enabling them to be highly effective in their current role as well as assisting them to fulfil their career aspirations.

The competencies are used to inform all aspects of Business Services career development. They vary across levels and different business areas and fall under the following areas:

• Technical Excellence
• People and Team
• Client/Stakeholder Relationships
• Service Delivery and Commercial Awareness
• Personal Effectiveness

This is the job description as constituted at present; however, the Firm reserves the right to reasonably amend it in accordance with the changing needs of the business.

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