Adjoint(e) juridique, Valeurs mobilières | Legal Administrative Assistant, Securities

Pourquoi choisir Stikeman Elliott :

• Reconnu comme l’un des Employeurs de choix au Canada depuis 2009.
• Rémunération attrayante et révision salariale annuelle.
• Gamme complète d’avantages sociaux pour les employés, comprenant :
  • des comptes de dépenses pour les frais de mieux-être;
  • un programme de cotisations de REER;
  • l’accès à la télémédecine 24 heures sur 24 et 7 jours sur 7; et
  • un programme de formation continue.
  • Environnement de travail inclusif et encourageant.
• Espaces de bureaux bien aménagés avec un agencement soigneusement conçu qui maximise la lumière naturelle et offre des vues sur le centre-ville de Montréal.
• Environnement de travail hybride et bureau accessible par métro, bus et train.

Description du poste : Le/l’Adjoint(e) juridique, assistera et travaillera en collaboration avec une équipe d’avocat(e)s dans la gestion de leur pratique et fournira un soutien administratif dans l'exécution des mandats.

Supérieur immédiat : Le poste relève de la Gestionnaire, Adjoint(e)s juridiques

Responsabilités clés :

Gestion de dossiers :

• Ouvrir de nouveaux dossiers, préparer les vérifications de conflits d’intérêt et les lettres d'engagement;
• Gérer les délais internes et ceux des clients;
• Dactylographier, vérifier et mettre en page des documents juridiques complexes à l'aide de Word, Excel ou Powerpoint;
• Préparer et corriger la correspondance, les comptes rendus de réunions et autres documents juridiques à partir de sources écrites, orales et dictées;
• Faire la comparaison de documents à l’aide de l’outil Litera Compare;
• Saisir et éditer les entrées de temps des avocats, préparer la facturation;
• Maintenir les dossiers à jour; numériser et classer la correspondance et les documents juridiques du cabinet et des clients dans iManage; fermer et archiver les dossiers à mesure.

Gestion de la pratique :

• Répondre aux appels, distribuer les messages, organiser des conférences téléphoniques/viséo, envoyer et recevoir des courriels et des télécopies, résoudre les problèmes si nécessaire, ouvrir, trier et distribuer le courrier;
• Planifier les réunions et organiser les déplacements; maintenir à jour une liste de clients;
• Rapprocher les remboursements de dépenses;
• Tenir à jour les calendriers des avocat(e)s dans Outlook, programmer des réunions internes et externes, réserver des salles de conférence;
• Toute autre tâche administrative juridique.

Formation et expérience exigées :

• Attestation en secrétariat général, juridique ou expérience connexe;
• Expérience dans un environnement de services professionnels, un atout.

Qualifications :

• Bilinguisme, français et anglais (oral et écrit) compte tenu de la clientèle, des mandats et du rayonnement international du cabinet;
• Bonne connaissance du logiciel MS Office (formation interne offerte);
• Capacité à accomplir des tâches pour plusieurs personnes simultanément avec un minimum de supervision;
• Respect des échéances et capacité à travailler sous pression;
• Souci du détail, éthique professionnelle, intégrité et confidentialité.

Note : Notre cabinet a mis en place une politique de vaccination contre la COVID-19 qui exige que tous nos membres soient entièrement vaccinés avec un vaccin contre la COVID-19 approuvé par Santé Canada. Nous ne vous demanderons pas de divulguer votre statut vaccinal au cours de l'entrevue. Si un emploi vous est proposé, vous trouverez dans votre offre d'emploi une clause de vaccination qui stipule qu'avant de commencer à travailler pour le cabinet, vous devez être entièrement vacciné contre la COVID-19 et fournir la preuve de vaccination contre la COVID-19 approuvée par Santé Canada. Le cabinet fera des efforts d'accommodement raisonnables si vous ne pouvez pas être vacciné pour des raisons médicales, religieuses ou autres, dans la mesure où cela est permis par les lois sur les droits de la personne applicables.

English

Why choose Stikeman Elliott:

• Recognized as one of Canada’s Best Employers since 2009
• Enticing compensation package and annual review
• Comprehensive employee benefits and perks including:
  • Health & Wellness Spending Accounts
  • Matching RRSP contributions
  • Access to telemedicine available 24/7
  • Continuing education program
  • Supportive and inclusive work environment
• Well-appointed office spaces with a carefully designed layout that maximizes natural light and offers views of downtown Montréal
• Hybrid work environment and office accessible by metro, bus and train

Job description: The incumbent will assist and work with a team of lawyers in the management of their practice and provide administrative support in the execution of mandates.

Immediate report: This position reports to Manager, Legal Administrative Assistants

Key responsibilities:

File management :

• Prepare new business records, engagement letters
• Manage internal and client deadlines
• Format, type, and proof complex legal documents using Word, Excel or Powerpoint
• Prepare and edit correspondence, minutes of meetings and other legal documents from written, oral and dictated sources
• Compare documents using the Litera Compare tool
• Input and edit lawyer’s time and review pre-bills
• Maintain and properly close and/or purge files
• Scan and file Firm, client correspondence and legal documents

Practice management :

• Answer calls, distribute messages; set up conference calls; send and receive emails and faxes; resolve issues as needed; open, sort and distribute mail
• Schedule meetings and make travel arrangements, maintain an up-to-date client list
• Reconcile expense reimbursements
• Maintain lawyer’s calendars in Outlook; schedule internal and external meetings; reserve conference rooms
• Any other legal administrative task

Education and experience requirements:

• Certification as an administrative assistant, legal assistant, or equivalent experience
• Experience in a professional services environment, an asset

Qualifications:

• Bilingual written and spoken (French and English) given the clientele, mandates, and international scope of the firm
• Good knowledge of MS Office (in-house training provided)
• Ability to accomplish tasks for several people simultaneously with a minimum of supervision
• Ability to meet deadlines and work in a fast paced environment
• Attention to detail, strong professional work ethic, integrity and confidentiality

Please Note: Our firm has a COVID-19 Vaccination Policy which requires all firm members to be fully vaccinated with a Health Canada approved COVID-19 vaccine. You will not be asked to disclose your vaccination status during the interview process. If you are offered employment, you will find a vaccination clause in your offer of employment providing that prior to commencing any employment with the Firm, you must be fully vaccinated for COVID-19 and provide proof of a Health Canada approved COVID-19 vaccination. The Firm will make reasonable accommodation efforts if you cannot be vaccinated due to medical, religious, or other grounds to the extent protected by applicable human rights legislation.