Adjoint(e) à la secrétaire générale et directrice du service des affaires juridiques

4 mai 2021
Industries Éducation, Formation
Catégories Administratif, Clérical, Gestion, Administration, Professionnels, Personnel de soutien, Adjoint(e) administratif(ve), Adjoint(e) exécutif(ve), Technicien(ne) en bureautique
Montreal, QC

Sous l'autorité de la secrétaire générale et directrice du Service des affaires juridiques, fournir un soutien juridique, administratif et logistique à celle-ci; effectuer pour la directrice du Secrétariat général et les conseillers juridiques des tâches administratives concourant aux mandats de la secrétaire générale et directrice du Service des affaires juridiques.

Principales responsabilités

  • Gérer l'emploi du temps de la secrétaire générale et directrice du Service des affaires juridiques, de la directrice du Secrétariat général et des conseillers juridiques, au besoin.
  • S'occuper de la correspondance de nature confidentielle et délicate adressée à la secrétaire générale et directrice du Service des affaires juridiques, à la directrice du Secrétariat général et aux conseillers juridiques; signaler toute question inhabituelle à la secrétaire générale et directrice du Service des affaires juridiques, à la directrice du Secrétariat général ou à la coordonnatrice administrative.
  • S'assurer que la secrétaire générale et directrice du Service des affaires juridiques est bien informée et préparée pour assister aux réunions, en consultation avec la directrice du Secrétariat général et la coordonnatrice administrative.
  • Rédiger et réviser une variété de lettres, de messages et d'autres documents (en français et en anglais) pour la secrétaire générale et directrice du Service des affaires juridiques; créer, rassembler et analyser les données et les renseignements nécessaires à la préparation de la correspondance externe et interne.
  • Évaluer les documents et les courriels et en reconnaître les différents aspects afin de gérer les dossiers de la secrétaire générale et directrice du Service des affaires juridiques correctement et conformément aux règles de classification et de conservation de l'Université.
  • Exécuter des tâches administratives d'ordre financier pour le Secrétariat général; à ce titre, préparer et traiter les notes de frais, les factures et les documents relatifs au budget et en faire le suivi.
  • Effectuer au besoin, pour les conseillers, des tâches administratives de nature juridique qui concourent aux mandats de la secrétaire générale et directrice du Service des affaires juridiques.
  • Transmettre au besoin de l'information à la secrétaire générale et directrice du Service des affaires juridiques ainsi qu'à la directrice du Secrétariat général afin de s'assurer que les mesures ou le suivi nécessaires sont effectués.
  • Assurer la liaison avec diverses entités et personnes de l'interne et de l'externe ainsi qu'avec les groupes dont font partie la secrétaire générale et directrice du Service des affaires juridiques et la directrice du Secrétariat général.
  • Effectuer d'autres tâches de soutien pour l'unité, à la demande de la secrétaire générale et directrice du Service des affaires juridiques.

Exigences

  • Diplôme d'études collégiales (DEC technique de trois ans) en bureautique ou dans un domaine lié aux principales responsabilités, et de quatre à sept années d'expérience de travail pertinente.
  • Très bonne connaissance de l'anglais et du français écrits et parlés (niveau 5) pour rédiger et réviser des documents et de la correspondance, fournir et interpréter des renseignements détaillés ainsi que traiter des situations complexes dans les deux langues officielles.
  • Aptitude à travailler dans l'environnement Windows; bonne connaissance (niveau intermédiaire) de Word et d'Excel et connaissance de base de PowerPoint, d'Outlook et des systèmes de courrier électronique.
  • Souci du détail.
  • Capacité supérieure à faire preuve d'un grand professionnalisme.
  • Excellent sens de l'organisation.
  • Discrétion absolue et sens supérieur de la confidentialité.
  • Excellentes aptitudes analytiques.
  • Excellent sens des relations interpersonnelles.
  • Motivation; aptitude à travailler de manière autonome et en équipe.
  • Aptitude à traiter efficacement plusieurs projets à la fois.

Salaire

$58,931.00- $68,337.00 par année

Syndicat/Association

ACUC

Prière d'envoyer un curriculum vitæ ainsi qu'une lettre d'accompagnement au plus tard le 12 mai 2021. Veuillez cliquer sur le bouton "Comment postuler" ci-dessous pour des informations supplémentaires.

IMPORTANT: Si votre candidature est retenue, vos habiletés langagières et informatiques seront évaluées.

L'Université Concordia souscrit au principe de l'équité en matière d'emploi et encourage les candidatures provenant des femmes, des autochtones, des minorités visibles et des personnes handicapées.

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