Cette offre d'emploi est expirée.

Voici une liste de postes similaires.

Commis administratif - propriété intellectuelle

15 septembre 2021
Catégories Administratif, Clérical, PI, Brevets, Marques, Juridique, Parajuridique, Juridique, Parajuridique, Commis de bureau
Montreal, QC
Description

Commis administratif - Groupe de propriété intellectuelle (temporaire - 12 mois)

L'équipe

Norton Rose Fulbright est à la recherche d'une personne désirant agir à titre de commis administratif.

Le rôle

Ce rôle est responsable de la collecte et de la préparation des dossiers pour la numérisation électronique, valider le contenu des dossiers, s'assurer de la qualité, saisir des donnés et de la numérisation électronique interne. Cette position, sous la supervision de la responsable d'équipe formalités, fera partie de l'équipe de numérisation en propriété intellectuelle et interagira avec d'autres membres des équipes de la propriété intellectuelle et des services internes.

Principales responsabilités

  • Préparation des documents physiques pour le processus de numérisation: trier les documents lousses, retirer les documents originaux et transmission de ceux-ci aux clients et préparation de la liste des dossiers prêts à entrer dans le processus de numérisation conformément aux lignes directrices établies.
  • Numériser les documents (occasionnel): convertir des documents papier en copies électroniques.
  • Contrôle de la qualité des documents numérisés: valider le contenu des dossiers et l'information avant et après la numérisation pour s'assurer de la lisibilité, de l'exactitude et que la numérisation est complète; noter les écarts et rediriger les anomalies à l'autorité nécessaire conformément aux lignes directrices établies.
  • Enregistrer les documents numérisés: enregistrer les documents numérisés dans le système de gestion documentaire conformément à la nomenclature établie.
  • Saisie de données: préparer des listes de dossiers, noter les écarts dans les données reçues de sources externes, demander de la clarification sur les données et informer la superviseure de tout problème relié aux données.
  • Rapporter les progrès à la superviseure: rapporter les progrès à la superviseure durant des rencontres ou à l'intérieur de courriels internes.
  • Participer à des rencontres concernant le projet et révision de l'inventaire de notre système de classement interne ou d'autres endroits dans le bureau où sont rangés les dossiers.
  • Effectuer d'autres tâches administratives (photocopies, préparation de documents).

Les compétences et l'expérience requises

  • Capacité d'adaptation, d'apprentissage et de se conformer avec des procédures internes.
  • Capacité d'exécuter des tâches répétitives en maintenant le souci du détail et l'efficacité.
  • Capacité à rencontrer les délais quotidiens tout en respectant les priorités multiples.
  • Capacité à suivre les directives et à travailler en équipe.
  • Capacité de soulever et déplacer des boîtes contenant des dossiers (approximativement 30 lbs).
  • La connaissance de la suite Microsoft (spécialement Excel, Word et Outlook) et de systèmes de gestion documentaires est un atout.

Norton Rose Fulbright

Norton Rose Fulbright est un cabinet d'avocats mondial. Nous offrons une gamme complète de services juridiques d'affaires aux plus importantes sociétés et institutions financières du monde. Nous comptons au-delà de 3 800 avocats et autres membres du personnel juridique en poste dans plus de 50 villes partout en Europe, aux États-Unis, au Canada, en Amérique latine, en Asie, en Australie, en Afrique, au Moyen-Orient et en Asie centrale.

Reconnus pour notre approche sectorielle, nous possédons une grande expertise dans tous les principaux secteurs : les institutions financières; l'énergie; les infrastructures, les mines et les matières premières; le transport; la technologie et l'innovation; ainsi que les sciences de la vie et les soins de santé.

Où que nous soyons, nous exerçons nos activités dans le respect de nos principes d'affaires internationaux, qui s'articulent autour de la qualité, de l'unité et de l'intégrité. Nous visons à offrir des services juridiques correspondant aux plus hautes normes qui soient dans chacun de nos bureaux et à maintenir ce niveau de qualité à tous les points de contact.

Norton Rose Fulbright US LLP, Norton Rose Fulbright LLP, Norton Rose Fulbright Australia, Norton Rose Fulbright Canada S.E.N.C.R.L., s.r.l. et Norton Rose Fulbright South Africa Inc. sont des entités juridiques distinctes, et toutes sont membres du Verein Norton Rose Fulbright, un Verein suisse. Le Verein Norton Rose Fulbright aide à coordonner les activités des membres, mais il ne fournit aucun service juridique aux clients.

Diversité et inclusion

La diversité constitue une valeur importante de Norton Rose Fulbright. Nous sommes résolus à offrir des chances égales en matière d'emploi et à fournir un lieu de travail exempt de toute discrimination et de tout harcèlement. Cet engagement de notre part signifie que tous les candidats à un emploi, employés et associés sont traités en toute égalité et ont accès aux mêmes possibilités, quels que soient leur race, leur couleur, leur origine ethnique ou nationale, leur sexe, leur identité de genre, leur état matrimonial ou familial, leur handicap, leur âge, leur orientation sexuelle, leur religion ou leurs croyances.

Pour poser votre candidature, visitez la page Carrières de notre site Web à l'adresse www.nortonrosefulbright.com. Nous désirons remercier tous les candidats qui ont postulé, mais seules les personnes retenues pour une entrevue seront contactées.

Norton Rose Fulbright Canada S.E.N.C.R.L., s.r.l. a établi un processus d'accommodement qui prévoit des accommodements à l'intention des employés ayant un handicap. Si vous n'êtes pas en mesure de postuler en ligne ou que vous avez besoin d'autres accommodements dans le cadre de notre processus de recrutement, veuillez communiquer avecCANMTLHR_RH@nortonrosefulbright.com.

...

Administrative Clerk, Intellectual Property Group

The Team

Norton Rose Fulbright is seeking an Administrative Clerk.

The Role

This role is responsible for gathering and preparation of client records for conversion or e-archiving processes, recording content validation, quality assurance, data entry and internal e-archiving. This position, under supervision of the Formalities Team Leader, will work as a part of the intellectual property digitalization team and interact with other members of the intellectual property and internal services teams.

Main Responsibilities

  • Preparing Physical Records for Scanning Process: sorting loose documentation; removing original documentation, providing same to the clients and preparing listings of files ready to enter the conversion process in accordance with established guidelines.
  • Scanning Documents (occasional): conversion of paper records to digital copies.
  • Quality Control of Scanned Documents: validating record contents and information pre-and post-conversion for legibility, accuracy and completeness; logging discrepancies and redirecting such anomalies to the appropriate authority in accordance within prescribed procedures and requirements.
  • Saving Scanned Documents: Saving the scanned documents into the document management system in accordance with established e-record structure and naming convention.
  • Data Entry: Preparing file listings; reviewing discrepancies in data received from external sources, requesting clarification on data, and advising supervisor of issues related to data.
  • Report on Progress to Supervisor: Reporting progress to the project management team during in-person meetings or through email reports.
  • Participating in gathering of records and review (inventory) of Central Filing Room and other on-site areas holding records.
  • Performing other clerical functions (photocopying; document preparation).

Required Experience and Competencies

  • Ability to adapt, learn and comply with office procedures.
  • Ability to perform repetitive tasks with efficiency and attention to detail.
  • Ability to meet daily project deadlines while handling multiple priorities.
  • Ability to take direction and work as a part of the team.
  • Ability to lift and move boxes containing files (up to approx. 30 lbs).
  • Familiarity with use of Microsoft Suite (especially Excel, Word, and Outlook) and document management systems is preferred.

Norton Rose Fulbright

Norton Rose Fulbright is a global legal firm. We provide the world's pre-eminent corporations and financial institutions with a full business law service. We have more than 3800 lawyers and other legal staff based in more than 50 cities across Europe, the United States, Canada, Latin America, Asia, Australia, Africa, the Middle East and Central Asia.

Recognized for our industry focus, we are strong across all the key industry sectors: financial institutions; energy; infrastructure, mining and commodities; transport; technology and innovation; and life sciences and healthcare.

Wherever we are, we operate in accordance with our global business principles of quality, unity and integrity. We aim to provide the highest possible standard of legal service in each of our offices and to maintain that level of quality at every point of contact.

Norton Rose Fulbright US LLP, Norton Rose Fulbright LLP, Norton Rose Fulbright Australia, Norton Rose Fulbright Canada LLP and Norton Rose Fulbright South Africa Inc are separate legal entities and all of them are members of Norton Rose Fulbright Verein, a Swiss verein. Norton Rose Fulbright Verein helps coordinate the activities of the members but does not itself provide legal services to clients.

Diversity and Inclusion

Diversity is an important firm value. We are committed to providing equal opportunities in employment and to providing a workplace which is free from discrimination and harassment. This means that all job applicants, employees and partners will receive equal treatment regardless of race, colour, ethnic or national origins, sex, marital status, disability, age, sexual orientation, religion or belief.

To apply, please visit the Careers page of our website at www.nortonrosefulbright.com. We thank all candidates for their application, but will be contacting only those whom we select to invite for an interview.

Norton Rose Fulbright Canada LLP has an accommodation process in place that provides accommodations for employees with disabilities. If you are unable to apply for a position online or require any further accommodations during our recruitment process, please contact CANMTLHR_RH@nortonrosefulbright.com.

Law around the world
nortonrosefulbright.com

Réseau d'emplois Jobs.ca

#