Cette offre d'emploi est expirée.

Coordonnateur au secrétariat général

31 janvier 2020
Industries Pharmaceutique, Biotechnologie
Catégories Juridique, Parajuridique, Secrétaire corporatif, Gouvernance, Professionnels, Personnel de soutien, Adjoint(e) administratif(ve), Adjoint(e) exécutif(ve), Juridique, Parajuridique
Saint-Laurent, QC

RÔLE ET RESPONSABILITÉS
Relevant du Vice-Président au Secrétariat Général et Audits, le titulaire assume l'ensemble des tâches administratives qui lui sont dévolues, afin d'assurer le bon fonctionnement de la vice-présidence. Il assume également certaines tâches pour le bon déroulement des réunions du comité exécutif et, au besoin, du conseil d'administration et de ses comités, y compris la prise de notes et la préparation du compte rendu des réunions.

Plus particulièrement, vous :

  • Effectuez la rédaction des procès-verbaux des réunions du comité exécutif, et au besoin de l'ordre du jour, et veillez à ce que tous les documents à l'appui des réunions du comité exécutif soient mis à la disposition des membres;
  • Tenez à jour les agendas du vice-président et des gestionnaires de la vice-présidence et veillez à la planification, à l'organisation et la convocation des réunions de ceux-ci;
  • Recevez et gérez la correspondance du vice-président et des gestionnaires de la vice-présidence et en effectuez le premier traitement (prise de connaissance);
  • Effectuez le suivi des dossiers qui vous sont confiés et assurez la production des documents en respectant les délais établis;
  • Organisez et tenez à jour le classement des dossiers et veillez au traitement des commandes de fournitures de bureau;
  • Coordonnez le soutien technique et logistique des déplacements du vice-président et, au besoin, des membres de l'équipe dans le cadre de leurs fonctions;
  • Participez à la préparation annuelle des budgets ainsi qu'au suivi mensuel des budgets d'exploitation, en collaboration avec le vice-président;
  • Effectuez différentes tâches administratives nécessaires pour le vice-président et les différents gestionnaires de la vice-présidence et afin d'assurer la gestion des procédures et des directives administratives de l'organisation;
  • Veillez au renouvellement de l'adhésion du vice-président et des autres gestionnaires à certaines associations et organismes;
  • Soutenez le parajuriste dans la réalisation de diverses tâches, au besoin;
  • Assurez la continuité des services rendus par le parajuriste et l'adjointe à la présidente et chef de la direction en leur absence, et ce, selon les attentes formulées;
  • Accomplissez toute autre tâche connexe nécessaire au bon fonctionnement de la vice-présidence.

EXIGENCES

  • Détenir un diplôme d'études collégiales en techniques administratives ou une attestation d'études collégiales en secrétariat juridique;
  • Posséder un minimum de cinq (5) ans d'expérience dans un poste similaire;
  • Avoir une formation en bibliothéconomie ou en gestion documentaire est considéré comme un atout important;
  • Maîtriser la langue française tant à l'oral qu'à l'écrit;
  • Avoir une bonne connaissance de la langue anglaise, tant à l'oral qu'à l'écrit;
  • Maîtriser les logiciels de la suite Microsoft Office.

COMPÉTENCES RECHERCHÉES

  • Avoir un souci de la confidentialité et faire preuve d'une grande discrétion;
  • Faire preuve d'initiative, de jugement et de rigueur;
  • Être minutieux, autonome et polyvalent;
  • Avoir une excellente gestion des priorités et une capacité à mener plusieurs dossiers simultanément;
  • Posséder un excellent sens de l'organisation et de la planification;
  • Posséder d'excellentes aptitudes pour la collaboration, la communication et le travail d'équipe;
  • Posséder de grandes aptitudes rédactionnelles et en ce qui a trait à la révision et la mise en page de documents;
  • Démontrer de solides aptitudes en gestion documentaire.

Information supplémentaire

Le poste offert est un remplacement d'une durée approximative de 18 mois.

En plus des conditions de travail concurrentielles offertes par Héma-Québec, ce poste comprend les avantages suivants :

• Quatre (4) semaines de vacances par année;
• Horaire variable et flexible;
• Assurances collectives;
• Régime de retraite à prestations déterminées.

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